Mẫu yêu cầu báo giá quà tặng doanh nghiệp (RFQ) giúp các bên trả lời trên cùng một phạm vi. Hãy ghi mẫu hoặc thuộc tính cần có, số lượng, logo, hộp, điểm giao và ngày cần quà. Đánh dấu phần đã chốt và phần cần nhà cung cấp đề xuất. RFQ là yêu cầu của người mua, chưa phải báo giá, hợp đồng hay xác nhận đặt hàng.
Mục tiêu của bài là giúp bộ phận mua sắm tạo một bản yêu cầu báo giá có thể gửi, nhận phản hồi và đối chiếu. Các bảng dưới đây là khung soạn thảo, không phải báo giá hay hợp đồng của BigGift. Không nên điền số liệu ước đoán vào những ô chưa có thông tin chỉ để tài liệu trông đầy đủ.
Yêu cầu báo giá khác bản đề xuất và báo giá thế nào?
Bản yêu cầu mô tả bài toán: tặng cho ai, trong dịp nào, muốn người nhận sử dụng ra sao và đang chịu yêu cầu bắt buộc gì. Bản yêu cầu báo giá chuyển bài toán đó thành những dòng yêu cầu nhà cung cấp xác nhận và báo chi phí. Báo giá là phản hồi của nhà cung cấp đối với phiên bản yêu cầu cụ thể. Ba tài liệu có quan hệ với nhau nhưng không thay thế nhau.
Ví dụ, bản yêu cầu có thể viết “quà chào đón nhân viên mới, dùng tại văn phòng và giao theo đợt”. Bản yêu cầu báo giá cần hỏi bộ quà gồm những món nào và có cá nhân hóa tên không. Ghi số bộ mỗi đợt, điểm giao, cùng câu hỏi chi phí lưu kho có thuộc phạm vi đề nghị hay không. Báo giá sau đó phải trả lời những điều kiện này hoặc đánh dấu những điểm chưa thể xác nhận. Một tập ảnh đẹp kèm giá tổng chưa phải phản hồi đủ cho một yêu cầu nhiều điều kiện.
Nếu chưa chốt sản phẩm, nên dùng hai phần trong cùng bản yêu cầu báo giá: mẫu và yêu cầu dùng để so sánh và phương án thay thế. Nhà cung cấp được quyền đề xuất, nhưng phải nói điều gì thay đổi. Nhờ đó, bộ phận mua hàng có thể tách việc lựa chọn ý tưởng khỏi việc so sánh giá cho cùng một mẫu quà, tránh trộn cả hai quyết định trong một bảng xếp hạng.
Ghi rõ công việc cần báo giá và người phụ trách
Đầu tài liệu nên có mã yêu cầu, ngày phát hành, phiên bản và đầu mối trao đổi. Ghi tên chương trình theo cách đội ngũ có thể nhận diện, không nhất thiết công khai thông tin nhạy cảm về khách mời. Nếu có nhiều bộ phận tham gia, chỉ định một người tổng hợp phản hồi và một người chốt thay đổi mẫu hoặc thành phần bộ quà. Việc này giảm nguy cơ mỗi nhà cung cấp nhận một bộ chỉ dẫn khác nhau.
Hạn phản hồi báo giá phải được phân biệt với ngày cần quà. Cần cho bên nhận yêu cầu biết liệu họ đang báo giá tham khảo để lập ngân sách hay báo giá cho một đơn đã sẵn sàng duyệt mẫu. Khi thông tin còn sơ bộ, nên nêu rõ điều kiện sẽ cập nhật và cách xác nhận lại. Không nên yêu cầu giữ giá vô thời hạn trong khi số lượng, thiết kế hoặc thời gian thực hiện chưa ổn định.
Đối với tài liệu có logo chưa công khai, thiết kế chiến dịch hoặc danh sách nhân sự, hãy giới hạn người nhận và phạm vi sử dụng. Giai đoạn xin báo giá thường chưa cần toàn bộ tên, số điện thoại và địa chỉ từng người nhận quà. Có thể dùng số lượng theo nhóm hoặc địa bàn khái quát rồi chỉ chuyển dữ liệu chi tiết khi đã xác định bên thực hiện và cơ chế xử lý phù hợp.
Mỗi dòng ghi rõ một mẫu hoặc một bộ quà
Một dòng hàng cần có mã do doanh nghiệp tự đặt để theo dõi, tên nhóm sản phẩm, thông số bắt buộc và số lượng. Mã nội bộ trong bản yêu cầu báo giá không phải mã sản phẩm đã được nhà cung cấp xác nhận. Khi chưa có mẫu sản phẩm, ghi “đề nghị đề xuất mẫu sản phẩm” thay vì ghi một mã giả. Ảnh tham khảo nên có chú thích về điểm cần giữ: hình dáng, màu, chức năng sử dụng hay cách phối bộ.
| Nội dung | Cách ghi rõ | Cách ghi dễ gây nhầm |
|---|---|---|
| Sản phẩm chính | Mã mẫu hoặc thuộc tính phải đáp ứng | “Bình loại tốt” |
| Số lượng | Tổng và cách chia theo phiên bản | “Khoảng vài trăm” nhưng yêu cầu giá cuối |
| Logo | File, vị trí, kích thước dự kiến, số mặt | “In logo như ảnh” |
| Hộp và phụ kiện | Loại hộp, số món, khay, thiệp, túi | “Đóng gói đẹp” |
| Giao nhận | Số điểm, cách chia kiện, ngày nhận | “Miễn phí giao toàn bộ” khi chưa có tuyến |
| Phản hồi thiếu dữ liệu | Yêu cầu ghi giả định và câu hỏi | Để nhà cung cấp tự suy mọi điều kiện |
Với bộ nhiều món, nên có bảng thành phần bên dưới dòng tổng. Mỗi thành phần cần nhận diện được khi kiểm hàng; việc gọi chung “bộ ba món” không đủ nếu sổ, bút hoặc bình được thay bằng mẫu khác. Nếu có hai cấp quà, tách thành hai phương án quà thay vì mô tả khác biệt trong một ghi chú khó tìm.
Tách các khoản chi để so và kiểm lại
Bản yêu cầu báo giá nên yêu cầu phản hồi riêng các khoản tính theo bộ và khoản tính một lần. Chi phí sản phẩm, cá nhân hóa, hộp hoặc đóng bộ có thể thuộc nhóm theo số lượng; thiết kế, làm mẫu hay khuôn có thể tính theo đơn hoặc theo phương án. Cách tính thực tế phụ thuộc nhà cung cấp, vì vậy tài liệu nên yêu cầu họ nêu đơn vị tính, không tự áp một cấu trúc cho mọi công nghệ.
Phần thuế, vận chuyển và phát sinh cần có cột “đã gồm/chưa gồm/chờ xác nhận”. Không nên để dấu gạch ngang mang nhiều nghĩa. Với giao nhiều địa chỉ, có thể yêu cầu báo theo nhóm tuyến hoặc theo dữ liệu tạm tính, đồng thời ghi mốc sẽ chốt địa chỉ cuối. Giá tham khảo theo số điểm chưa xác định không nên được dùng làm tổng cam kết cho toàn chương trình.
Yêu cầu nhà cung cấp cho biết thời hạn hiệu lực và điều kiện thay đổi giá khi số lượng hoặc phương án quà đổi. Khi nhận được phản hồi, sử dụng bảng so sánh báo giá quà tặng để đối chiếu trên cùng nền. Việc thấy một khoản được tách riêng không tự chứng minh báo giá đó đắt hơn; có thể một báo giá khác đã cộng khoản ấy vào đơn giá.
Hỏi tiến độ bằng mốc, không chỉ bằng tổng số ngày
Một câu “làm trong mười ngày” chưa cho biết thời gian bắt đầu từ khi nào, có gồm chờ duyệt mẫu hay vận chuyển không. Bản yêu cầu báo giá nên đề nghị bên cung cấp xác nhận từng mốc. Ghi khi nào nhận đủ dữ liệu, hoàn thành thiết kế và có mẫu; sau đó là duyệt cuối, sản xuất hoặc thu mua, kiểm hàng, xuất hàng và nhận tại điểm. Không cần biến mọi đơn đơn giản thành một kế hoạch phức tạp, nhưng phải làm rõ những bước có thể ảnh hưởng ngày phát quà.
Nếu ngày sử dụng không thể thay đổi, hãy yêu cầu phương án phù hợp hạn cần hoàn thành trước khi hỏi mức cá nhân hóa cao nhất. Những phương án có khuôn mới, nhiều tên riêng hoặc hộp thiết kế riêng cần được đánh giá theo dữ liệu cụ thể. Không mặc định có thể rút ngắn mọi bước bằng việc trả thêm phí. Bên báo giá cũng cần biết doanh nghiệp dành bao lâu cho phản hồi thiết kế và ai có quyền phê duyệt.
Đối với đơn có nhiều đợt, bản yêu cầu báo giá nên tách lượng dự kiến cả chương trình khỏi lượng cam kết mỗi đợt. Cần hỏi rõ có giữ mẫu, giữ nguồn hàng hoặc lưu hàng hoàn thiện hay không và chi phí của từng lựa chọn. Một kế hoạch mua dài hạn không có nghĩa sản phẩm, giá và màu giữa các lô sẽ tự động giống nhau.
Đưa tiêu chí mẫu và nghiệm thu vào từ đầu
Tiêu chí cần kiểm phải phản ánh điều doanh nghiệp thật sự coi là quan trọng. Với bộ có tên cá nhân, sự khớp giữa tên trên món, thiệp và nhãn kiện là một phần của phương án quà. Với đồ dễ vỡ, cách bảo vệ và nhận diện kiện cần được thống nhất. Với sản phẩm có yêu cầu kỹ thuật, hỏi hồ sơ đúng mẫu sản phẩm và phạm vi, không chỉ hỏi “có chứng nhận không”.
Bản yêu cầu báo giá có thể yêu cầu nhà cung cấp đề xuất phương pháp duyệt mẫu và kiểm lô để doanh nghiệp chấp thuận. Không nên ghi những ngưỡng dung sai hoặc tỷ lệ lỗi theo thói quen khi chưa hiểu ảnh hưởng của chúng. Các yêu cầu kiểm nghiệm chuyên môn cần được xác định cùng đơn vị phù hợp. Tài liệu mua hàng không thay thế tiêu chuẩn, quy chuẩn hay ý kiến của người có chuyên môn.
Mẫu bảng gửi nhà cung cấp khi vẫn còn phần chưa biết
Một yêu cầu chưa chọn mẫu vẫn có thể đủ rõ để nhận đề xuất. Trong bảng, tách “đã xác định” và “cần tư vấn”. Ví dụ giả định: người nhận và ngày giao đã có; loại quà, cách in và mẫu hộp còn mở. Bên báo giá cần chỉ rõ lựa chọn đề xuất cùng điều kiện của lựa chọn đó.
Nên có các dòng riêng cho số lượng, mức chi, nơi giao, yêu cầu logo và tài liệu cần xem. Nếu ngân sách là tổng tiền cho cả chương trình, ghi rõ để nhà cung cấp không dùng toàn bộ số đó làm giá sản phẩm rồi cộng phí khác bên ngoài.
Khi nhận phản hồi, đánh dấu điểm nào đã được trả lời, điểm nào bị thay bằng giả định. Gửi lại câu hỏi ngắn cho phần còn thiếu, chẳng hạn “giá này đã có hộp và đóng bộ chưa?”. Chỉ đưa phương án vào bảng so cuối sau khi những khoản ảnh hưởng quyết định đã rõ.
Mẫu lời gửi và cách xử lý phản hồi
Mẫu lời gửi: “Đính kèm yêu cầu báo giá quà tặng, phiên bản ngày… Vui lòng ghi khoản đã/chưa gồm, mốc tiến độ và câu hỏi còn mở. Phương án thay thế xin trình bày riêng.” Đây là lời mẫu để tùy chỉnh, không phải một giao dịch đã diễn ra.
Sau khi gửi, ghi lại phiên bản tài liệu mà từng bên đã nhận. Mọi giải thích làm thay đổi phạm vi nên được cập nhật cho các bên đang được so sánh. Khi nhận phản hồi khác biệt, hãy hỏi lại trước khi loại hoặc chọn. Có thể nhà cung cấp đã thấy một điều kiện bắt buộc mà bản yêu cầu ban đầu chưa nêu rõ.
Bản yêu cầu báo giá sẵn sàng khi bên nhận biết phải báo mẫu nào, số lượng bao nhiêu và điều kiện nào phải đáp ứng. Họ cũng phải biết phần nào được phép đề xuất thay thế. Để tổng hợp nhanh thông tin ban đầu, dùng công cụ lập yêu cầu báo giá, sau đó bổ sung các trường chuyên biệt theo chương trình. Không điền thông tin người nhận thật vào bản thử nếu tài liệu chỉ dùng để trao đổi ý tưởng nội bộ.
